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Dati anagrafici - scheda informativa

I dati anagrafici di ogni cittadino residente sono gestiti dai servizi demografici comunali. L'ente locale, attraverso i suoi funzionari operanti presso i servizi demografici e denominati ufficiali di stato civile e d'anagrafe è quindi l'ente preposto al mantenimento e alla tutela di tali dati, sia ai sensi dell'aggiornamento dei registri della popolazione residente (movimenti migratori da e verso tutti i comuni) che dello stato civile (nascite, matrimoni, decessi ecc.).

Dallo stato civile, e di conseguenza dalle banche dati dell'anagrafe della popolazione residente, scaturiscono altri archivi contenenti dati importantissimi per lo svolgimento della vita sociale e civile della moderna democrazia esistente in Italia.
Anche gli archivi elettorali infatti, contenenti tutti i cittadini maggiorenni e aventi diritto al voto, derivano necessariamente dall'anagrafe della popolazione residente e come questi ultimi sono aggiornati e costantemente verificati dai comuni, attraverso le cosiddette liste elettorali, vere e proprie liste di cittadini votanti, con evidenziata la destinazione del seggio elettorale attribuito a ciascuno. Le liste (generali e sezionali) vengono storicizzate e sono soggette a periodiche revisioni, ordinarie e straordinarie, sia nei periodi normali nel ns. paese che in vista di qualsiasi elezioni per il rinnovo di cariche di tipo politico e amministrativo.

La corretta tenuta degli archivi di stato civile, anagrafe ed elettorale, fatta da parte dei comuni, rappresenta quindi la colonna portante di una democrazia a base rappresentativa come la nostra..


Come si gestiscono i dati anagrafici
Il possesso e la responsabilità del trattamento dei dati anagrafici della popolazione residente, è e resta della singola amministrazione comunale. I dati trattati e in suo possesso, riguardano elementi personali e sensibili della vita di ognuno di noi e gli unici autorizzati alla loro gestione e conoscenza sono dunque i servizi demografici comunali e noi stessi. Ogni cittadino, anche ai sensi di tutte le recenti norme sulla tutela della privacy e del trattamento dei dati, ha inoltre tutto il diritto di verificare di quali dati che lo riguardino l'amministrazione pubblica sia venuta in possesso e attraverso quali forme tali dati vengano da quest'ultima trattati e salvaguardati.

Comunas, realizzando una rete di interconnessione e scambio di informazioni tra enti locali e cittadini/imprese, si pone quindi in una condizione di intermediazione istituzionale, avente una solida base regionale, di tutti i flussi gestionali delle informazioni collegate a tali servizi.

Questo progetto riunisce infatti, per la prima volta nell'isola, i dati delle amministrazioni comunali in una innovativa rete di cooperazione applicativa tra le amministrazioni locali e la Regione autonoma della Sardegna.

Attraverso tali metodi di cooperazione applicativa e di interscambio in modalità di E-Government, ovvero con la tecnica degli WebServices, i dati (personali o sensibili) detenuti e gestiti in loco, presso ogni singolo ente locale, riguardanti i propri cittadini residenti e non, vengono dunque integrati in una rete che permette ai cittadini di accedere ad un portale unico regionale, chiamato Comunas, attraverso il quale svolgere tutta una serie di attività legate agli eventi della vita di ognuno su servizi online, direttamente gestiti e controllati dai comuni aderenti.

Il Comune costituisce quindi il punto di interfaccia diretto verso i cittadini per la conservazione dei dati e la registrazione di tutti gli eventi che ne modificano le informazioni anagrafiche e demografiche. Queste informazioni sono trattate nelle banche dati di molteplici amministrazioni, a livello centrale, regionale locale, nonché di soggetti gestori di servizi di pubblica utilità.
Gli intestatari delle schede di famiglia, nonché ciascun componente maggiorenne della famiglia stessa ed i capi convivenza hanno l'obbligo di dichiarare all'Ufficio anagrafe i seguenti fatti:

Trasferimento di residenza da altro Comune o dall'Estero, ovvero trasferimento all'Estero per emigrazione definitiva.

- Costituzione di una nuova famiglia o di nuova convivenza, ovvero mutamenti intervenuti nella composizione della famiglia o della convivenza
- Cambiamento di abitazione e residenza
- Cambiamento dell'intestatario della scheda di famiglia o del responsabile della convivenza.
- Cambiamento della qualifica professionale
- Cambiamento del titolo di studio

Le dichiarazioni debbono essere effettuate entro venti giorni dal verificarsi dell'evento.
Chiunque contravviene alle disposizioni di cui sopra è punito con l'ammenda, salvo l'applicazione di ulteriori provvedimenti penali qualora il fatto costituisca reato più grave.

La carta d’identità elettronica - CIE
Dall'anno 2006 i cittadini, dopo la sperimentazione degli ultimi anni, si vedranno rilasciare le nuove carte d'identità elettroniche. Tutti quelli che avranno bisogno della carta d'identità, come primo rilascio o come rinnovo, potranno ottenere il nuovo documento anche sul supporto magnetico.
Si tratta di una nuova carta elettronica su cui sono riportati i dati identificativi, il codice fiscale, la foto, la firma e l'impronta dell'indice della mano sinistra. La carta conterrà inoltre una banda ottica su cui sono riportati i dati e un microchip necessario per accedere attraverso i sistemi informatici ai servizi forniti dalla pubblica amministrazione locale e nazionale.

La nascita del sistema integrato delle anagrafi
Il sistema integrato dei servizi anagrafici e demografici attualmente in fase di attivazione, comprenderà a regime l'insieme dei cittadini (popolazione residente e italiani residenti all’estero) attraverso il collegamento delle anagrafi di tutti i comuni italiani, assicura:
- la circolarità anagrafica tra le Amministrazioni al fine di conseguire obiettivi di semplificazione e razionalizzazione dell'azione amministrativa e della funzione statistica, assicurando la coerenza e l'allineamento delle anagrafi comunali e degli archivi delle altre Amministrazioni pubbliche a livello nazionale per la componente anagrafica e di residenza;
- lo scambio di certificazioni anagrafiche tra i comuni e i soggetti interessati.
La realizzazione di un tale sistema di servizi richiede la collaborazione di una ampia molteplicità di soggetti, tra i quali si evidenzia il ruolo di indirizzo e sorveglianza sulla gestione dello scambio informativo da parte del Ministero dell'Interno, in una logica di non, nel rispetto della legislazione vigente, di rango costituzionale, esercita la leadership nel segmento intrusività nei sistemi informativi e nel pieno rispetto dei compiti di ciascuno.

Il Ministero dell'Interno dei servizi in questione ha l'onere di completare il quadro normativo per la realizzazione del sistema.
I servizi demografici e di anagrafe costituiscono da sempre un tema centrale nell'attuazione di qualsiasi piano di e-government, nel quadro della cooperazione fra pubbliche amministrazioni, ai diversi livelli di governo del Paese. Infatti il Comune costituisce il punto di interfaccia verso i cittadini e di registrazione di tutti gli eventi che ne modificano le informazioni anagrafiche e demografiche, informazioni che sono trattate nelle banche dati di molteplici amministrazioni, a livello centrale, regionale locale, nonché di soggetti gestori di servizi di pubblica utilità. Il sistema integrato dei servizi anagrafici e demografici, coprendo a regime l'insieme dei cittadini (popolazione residente e italiani residenti all'estero) attraverso il collegamento delle anagrafi di tutti i comuni italiani, assicura:
- la circolarità anagrafica tra le Amministrazioni al fine di conseguire obiettivi di semplificazione e razionalizzazione dell'azione amministrativa e della funzione statistica, assicurando la coerenza e l'allineamento delle anagrafi comunali e degli archivi delle altre Amministrazioni pubbliche a livello nazionale per la componente anagrafica e di residenza;
- lo scambio di certificazioni anagrafiche tra i comuni e i soggetti interessati.

La realizzazione di un tale sistema di servizi richiede la collaborazione di una ampia molteplicità di soggetti, tra i quali si evidenzia il ruolo di indirizzo e sorveglianza sulla gestione dello scambio informativo da parte del Ministero dell'Interno, in una logica di non intrusività nei sistemi informativi e nel pieno rispetto dei compiti di ciascuno. Il Ministero dell'Interno, nel rispetto della legislazione vigente, di rango costituzionale, esercita la leadership nel segmento dei servizi in questione e ha l'onere di completare il quadro normativo per la realizzazione del sistema.

Nuovi strumenti normativi e trattamento dei dati demografici
L'Indice nazionale delle anagrafi (INA): viene istituito con la Legge 28 febbraio 2001 n. 26 (G.U. 1 marzo 2001, n. 50). A fissare le regole per la gestione della super-anagrafe è stato emanato il Decreto del 13 ottobre 2005, n. 240 (G.U. 23 novembre 2005, n. 273) a firma del Ministro dell'interno, di concerto con il titolare della funzione pubblica ed innovazione tecnologica. Assicurerà lo scambio delle informazioni anagrafiche in modo da associare con certezza ciascun cittadino al comune di residenza. Conterrà infatti i dati anagrafici standard (cognome, nome, luogo e data di nascita), ma anche il codice fiscale e il codice Istat del comune di ultima residenza. Saranno gli enti locali ad inviare le informazioni all'INA attraverso collegamenti telematici con il Centro nazionale dei servizi demografici. Fruitori del servizio saranno il Ministero dell'interno (per migliorare la vigilanza sulle anagrafi, individuare correttamente il comune di residenza ci ciascun cittadino e rilasciare la CIE), le prefetture, le questure e le altre strutture centrali e territoriali, l'Istat, Agenzia delle entrate (per l'attribuzione dei codici fiscali), il Ministero degli esteri (per l'aggiornamento dell'Aire), gli organismi che esercitano prelievo contributivo e fiscale, ogni altra amministrazione pubblica centrale e locale che ne faccia richiesta.
Il Centro Nazionale per i Servizi Demografici (CNSD) è stato costituito presso il Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali - Direzione Centrale per i Servizi Demografici con Decreto del Ministro dell'Interno del 23 aprile 2002. I principali settori indirizzati riguardano le Anagrafi della popolazione residente, l’anagrafe degli italiani residenti all’estero (AIRE) e lo Stato Civile.

La Legge 43/2005 (G.U. 1 aprile 2005, n. 75) prevede l'obbligo per i Comuni che non vi abbiano ancora ottemperato, a provvedere, entro il 31 ottobre 2005, alla predisposizione dei necessari collegamenti all'INA presso il CNSD e alla redazione del piano di sicurezza per la gestione delle postazioni di emissione secondo le regole tecniche fornite dal Ministero dell'interno. Il tutto in considerazione del prossimo completamento della fase di sperimentazione del progetto CIE e della successiva diffusione del documento elettronico a tutto il territorio nazionale.

La Legge 88 del 31 maggio 2005 (G.U. 31 maggio 2005, n. 125) identifica l'INA quale strumento della funzione di vigilanza anagrafica, il cui esercizio è demandato all'Interno e impone ai Comuni di alimentarlo con tutti i dati anagrafici in possesso e di aggiornarlo costantemente al fine di rendere i dati in esso contenuti sempre aderenti alla realtà.
In tale scenario il Cnipa - come naturale proseguimento della collaborazione instaurata a suo tempo dall'Aipa per lo sviluppo del Sistema di Accesso e Interscambio Anagrafico (SAIA) e dell’INA - mantiene uno stretto rapporto con il Ministero dell’Interno, a supporto ed indirizzo delle scelte tecnologiche nonché di raccordo, anche organizzativo, con i molteplici soggetti coinvolti. In tale contesto il Ministro dell’Interno, nella direttiva sull’attività amministrativa per l’anno 2004, ha individuato l’obiettivo di realizzare un modello nazionale di informatizzazione del sistema di vigilanza delle anagrafi comunali e di rilevazione statistico-demografica. A tal fine è stato costituito presso la Direzione centrale per i servizi demografici del Ministero, un Comitato costituito da ISTAT, CNIPA, Prefetture, ANCI, ANUSCA (Associazione Nazionale Ufficiali di Stato Civile e di Anagrafe), DeA (Demografici Associati) e l’Università di Tor Vergata, che ha delineato il nuovo sistema di vigilanza anagrafica attraverso tre componenti:
- un modello di monitoraggio dei dati anagrafici e delle attività dell’ufficiale demografico, con la registrazione e la valutazione sistematica dei carichi di lavoro. I parametri economici e organizzativi per la gestione dei servizi demografici sono correlati alla qualità dei servizi erogati;
- un verbale ispettivo anagrafico, rivisitato alla luce dei nuovi adempimenti, corredato da un vademecum con i riferimenti normativi ed alle circolari, come un utile strumento di lavoro per gli operatori. Il verbale è stato integrato rispetto alle attività informatizzate di gestione dell’anagrafe, con l’obiettivo di assicurare l’integrità e la sicurezza dei dati, nonché la completezza e la correttezza dell’azione amministrativa dell’anagrafe comunale. Tale strumento è critico nel momento in cui nella maggior parte dei comuni la gestione dell’anagrafe è effettuata attraverso il contestuale utilizzo di supporti cartacei e sistemi automatizzati;
- un modello di monitoraggio della sicurezza dei sistemi anagrafici informatizzati, articolato su due livelli d’indagine. Il primo per acquisire informazioni sullo sul piano di sicurezza comunale, ed effettuare una analisi preliminare di adeguatezza dello stesso. Il secondo livello riguarda gli aspetti tecnico-operativi di gestione della sicurezza, al fine di analizzare come il piano viene attuato dal Comune.

Nel nuovo sistema, gli Uffici territoriali di governo avranno un ruolo determinante e, attraverso la condivisione di dati e informazioni, potranno valorizzare il ruolo di collettore/moltiplicatore delle informazioni anagrafiche e statistiche e di relativa lettura ed interpretazione anche attraverso una più diretta conoscenza delle reali problematiche degli operatori dei servizi demografici comunali


Documenti
Facsimile di regolamento comunale sul trattamento dei dati sensibili

Normativa:
Decreto del Ministro dell’Interno 23 aprile 2002
Decreto del Ministro dell'Interno 13 ottobre 2005, n. 240

Link correlati:
Ministero dell’Interno
Cnipa - Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amnistrazione
Cnsed - Centro nazionale per i servizi demografici
Anci - Associazione Nazionale Comuni Italiani
Ancitel - La rete dei Comuni Italiani
Dea - Demografici associati
Anusca - Associazione Nazionale Ufficiali di Stato Civile
Usci – Unione statistica dei comuni italiani
Ufficio del Garante per la privacy
Anpci - Associazione Nazionale Piccoli Comuni d'Italia
Istat - Istituto nazionale di statistica
Cestim - Centro studi nazionale sui fenomeni migratori
Cittadino Lex - orientamento e tutela dei diritti di cittadinanza
Forum Cittadino e servizi demografici comunali