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Conservazione digitale

Il progetto Comunas mette a disposizione degli Enti, aderenti alla convezione-quadro Comunas che ne faranno richiesta, un servizio di conservazione digitale a norma dei documenti informatici.
Il servizio è reso in modalità ASP/SAAS (Application Service Provider/Software As a Service) secondo un modello "chiavi in mano" comprensivo quindi della fornitura di ogni infrastruttura ed elemento necessario a supportare:
• la resa dei servizi di conservazione agli enti territoriali senza costi aggiuntivi e senza ulteriori interventi tecnici, se non quelli strettamente necessari alla loro attivazione;
• l’accesso, l’archiviazione e l’esecuzione del back-up periodico dei dati/documenti sottoposti a conservazione a norma all’interno del Data Center del Conservatore appositamente istituito nell'ambito dei servizio;
• l’istituzione di un sistema/servizio di Disaster Recovery atto ad evitare perdite di dati/documenti e a consentire il loro ripristino in tempi e modalità che rispettino la normativa in materia;
• il costante e dettagliato monitoraggio dei volumi di archiviazione conseguiti rispetto alla quantità totale di archiviazione richiesta e messa a disposizione dell'ente;
• la gestione operativa e la manutenzione di tutti i sistemi hardware e software utilizzati nell’ambito del servizio/sistema reso;
• l’eventuale porting dei dati conservati verso altre piattaforme di conservazione.

Attivazione del servizio
Gli Enti, al fine dell'abilitazione al servizio, dovranno prioritariamente nominare tra i propri dirigenti/funzionari la figura del Responsabile della Conservazione. Questa figura dovrà provvedere alla compilazione e firma dei seguenti documenti:
• Atto di delega
• Nomina Responsabile esterno del trattamento dei dati
• Elenco persone Utente finale (N.B: All'interno di questo modulo, nel campo "Username Comunas", va indicato il codice fiscale del Responsabile Produttore)
• Schede conservazione (documento amministrativo – documento fiscale – Fattura PA – PEC – Registro di protocollo).

Tali documenti dovranno essere trasmessi all'indirizzo: documenti-comunas@staff.aruba.it di Aruba PEC – azienda aggiudicataria della gara relativa al servizio - che provvederà all'abilitazione al servizio, dando immediata notifica al Responsabile della Conservazione.

IL Responsabile della Conservazione dovrà altresì firmare digitalmente il documento “Appendice operativa alla Convenzione Quadro Comunas” e inviarla, via PEC, all'indirizzo segreteria@pec.sardegnait.it

Tutti i documenti sono disponibili - in versione zippata – nella sottostante sezione “Documentazione”.

Accesso al servizio
L'accesso sarà consentito tramite il sistema regionale di Identity Management RAS con autenticazione dell'utente mediante codice fiscale/password o attraverso l'utilizzo di una smart-card legalmente valida (TS-CNS).

ACCEDI AL SISTEMA DI CONSERVAZIONE A NORMA DELLA REGIONE SARDEGNA

Successivamente all’invio della documentazione prevista per l’adesione al servizio, secondo le modalità descritte in questa sezione, possono accedere al sistema di conservazione:
- gli Utenti nel ruolo di “Utente Produttore” (assegnatario dell’archivio) una volta registrati nel sistema di conservazione e associati alle credenziali di IdM RAS (secondo le comunicazioni notificate dal servizio),
- gli Utenti nel ruolo di “Utente Titolare” (abilitato dall’Utente Produttore ad effettuare operazioni all’interno dell’archivio), con i seguenti casi:

o Primo accesso.
• Dalla pagina di ingresso al sistema https://comunas.docfly.it/, l’utente clicca su “Accedi” e viene reindirizzato alla pagina di autenticazione IdM RAS,
• IdM RAS invia i dati dell’utente al sistema. Viene visualizzata una pagina che contiene il riepilogo dei dati associati all'utente, e che consente di indicare l'ente produttore fra quelli presenti nel sistema, ed
eventualmente di indicare un indirizzo email diverso da quello presente su IDM Ras,
• L'utente inserisce i dati richiesti e clicca sul pulsante “Conferma”. Visualizza una pagina contenente un messaggio che lo avvisa che il sistema sarà utilizzabile dopo che il produttore lo avrà abilitato,
• Il produttore scelto dall'utente riceve un messaggio email che lo informa che il titolare ha chiesto di essere attivato.

o Accesso con utenza non ancora abilitata.
• Dalla pagina di ingresso al sistema https://comunas.docfly.it/, l’utente clicca su “Accedi” e viene reindirizzato alla pagina di autenticazione IdM RAS,
• IdM RAS invia i dati dell’utente al sistema,
• L'utente visualizza una pagina contenente un messaggio che lo avvisa che
il sistema sarà utilizzabile dopo che il produttore lo avrà abilitato.

o Accesso con utenza abilitata.
• Dalla pagina di ingresso al sistema https://comunas.docfly.it/, l’utente clicca su “Accedi” e viene reindirizzato alla pagina di autenticazione IdM RAS,
• IdM RAS invia i dati dell’utente al sistema,
• L'utente visualizza la pagina principale del sistema di conservazione.

Ulteriori informazioni
Il servizio è rispondente al dettato del DPCM 03.12.2013 e con le specifiche contenute nei relativi allegati tecnici (I, II, III, IV, V). In particolare:
• saranno garantiti l’autenticità, la copia, la conservazione, la disponibilità, la consultabilità, l’integrità e l’immodificabilità dei documenti digitali gestiti dal sistema di conservazione, secondo quanto definito dalla normativa di riferimento e dalle raccomandazioni/specifiche indicate da AgID;
• sarà consentita la formazione di insiemi di file, con la creazione di fascicoli che rappresentino la struttura logica con cui sono organizzati/classificati i documenti da conservare (‘pacchetti’);
• sarà consentita l'associazione dei metadati ai file inviati a conservazione;
• sarà supportata l'indicizzazione di documenti e fascicoli inviati in conservazione;
• sarà supportata l'apposizione della marca temporale al pacchetto di archiviazione;
• permetterà la conservazione dei documenti, con o senza firma digitale già impressa, nei seguenti formati: PDF e PDF/A, DWF (Design Web Format), File immagine (JPG, TIFF), Office Open <(OOXML), Open Document Format, XML, TXT;
• sarà supportata la gestione e l’apposizione della firma digitale massiva per i documenti inseriti.

Documentazione
Appendice operativa e allegati
Vademecum per la compilazione delle schede di conservazione
Presentazione Eventi Info-Formativi

Multimedia, documentazione, demo e training online
Miniportale dedicato al servizio di conservazione digitale, al cui interno sono contenuti fonti normative; videotutorial su alcune funzionalità dell'applicazione WEB docfly e un ambiente di training in cui è possibile simulare la creazione e l'esibizione di pacchetti di versamento.
Per ottenere le credenziali di accesso all'ambiente di training, occorre inviare la richiesta via mail all'indirizzo: comunas.enti@regione.sardegna.it

Manualistica
Manuale di conservazione Aruba PEC
Manuale Utente del sistema di conservazione digitale a norma Docfly
Manuale Utente Master
Docfly developer guide
Manuale Conservazione Posta certificata Aruba-Comunas

Il servizio garantirà a ciascun ente aderente uno spazio minimo iniziale di conservazione con possibilità di incremento nell'arco della durata complessiva della fornitura (12 mesi) sino ad esaurimento dello spazio totale di conservazione disponibile
Sono inclusi, inoltre:
• Servizi di formazione all'utilizzo del sistema di conservazione
• Servizi di Assistenza e supporto tramite Help Desk

Contatti
Per informazioni e supporto sulle modalità di adesione è possibile contattare i seguenti numeri telefonici:
• 070/6065982
• 070/6065969

o via mail, all'indirizzo: Indirizzo emailcomunas.enti@regione.sardegna.it